在不少中小企业里，采购部门的定位只是一个辅助部门，所以经营部门在管理上对采购的重视程度往往不及生产和销售，关心物料的价格和质量多于关心采购部门的管理水准。
在这种情况下，采购部门的工作基本上还是停留在“询价—订货—验收—入库—付款”这样一个比较传统的概念上。采购人员整天反复地用Excel和Word制作各种业务文档，却较难再把精力放在记录和管理好每一张订单的实施进度上。其结果是经常迫于应对请购部门的询问、催货和抱怨而忙得不可开交，而交货脱期、采购遗漏等工作失误却又无法杜绝。那么，问题的症结究竟在何处呢？经对多家中小企业的调查，我们发现采购部门普遍存在着以下问题：
- 只注重接到指令后安排下单，而对指令中的希望交货期、技术指标以及物料清单的完整性等内容缺乏严密的审核，从而导致订货之后才发现这样那样的问题。
- 任务指派过程没有详细记录或者记录不完整，出了问题后的责任所在无法明确。
- 对采购任务执行状况的监控以及下单后的跟踪管理不善，造成下单遗漏或交货延误。
- 当交货期发生变更时，采购担当忘记将信息及时通知相关部门而对生产和销售造成影响。
- 业务文件堆积如山，电脑文档数以百计，为了查询某一项目就需花费相当的时间和劳力。
- 数据不能共享，同一内容在不同文件中的反复输入导致工作效率低下。
由此可见，造成采购部门工作出错、效率低下的主要原因在于过程管理不善、信息不能及时共享以及重复作业。显然，对指令的可行性评审、交货期跟踪、交货期变更时的及时告知以及对进度的全程监控是保证采购部门工作质量的重要环节，而数据共享则是提高工作效率的关键。然而在实际操作中，当业务量膨胀到一定程度时，单是询价、洽谈、下单、验货、发票核对等日常工作都来不及应付，靠一大堆文件夹或是Excel文档来搞好全面过程管理、保证工作精度已近乎不可能，采购业务的信息化、自动化管理势在必行。博拉采购专家就是在这样一个背景下应运而生的采购管理专用软件。其特点是：
- 集成了多家制造企业采购部门的实际工作流程和需求，所有的功能在强调过程管理和信息共享的同时，力求实用和简约，使用户在导入系统之后即可投入实际应用。
- 强大的数据库和多元查询功能使基本信息和每个项目的相关数据一次输入全程共享，完全避免了重复作业，大幅度提升了工作效率和工作精度。
- 指令输入、指令评审、任务指派和进度监控均在网上实现。执行状态一目了然，末端信息全盘掌控。真正实现了采购业务的一元化管理。
- 新到任务自动提醒和［未执行/执行中/已完成］３个任务执行状态表可使业务人员直观而有计划地处理业务。有效地防止了因业务繁忙、执行不及时而造成的采购失误和交货期延误。
- 预算监控模块对下单时输入的采购价格与预算金额自动进行比对，实时做出超预算报警。
- 独自设计的外购和外协双通道进度跟踪系统使繁琐的交货期跟踪得以轻松实施，并可在交货期发生变更时自动打印通知。有效地防止了因通知不及时而对生产、研发和销售所造成的不良影响。
- 易于扩展和维护的信息共享平台具备了组织结构、物料分类、供方分类、操作权限、系统记录等基本功能以及各种数据库，并可根据需要追加功能。
- 所有操作都在Internet Explorer上进行，不需另装软件。支持网络远程共享和中日文双语环境。
俗话说“巧妇难为无米之炊”，采购管不好，物料不到位，生产和销售势必受到影响。对于至今尚未使用专业软件来管理采购业务的企业来说，导入博拉采购专家无疑是一个明智的选择。
