一、采购部门的功能
    在讨论采购组织之前，应先对采购部门在一个连锁体系中所必须扮演的角色与功能有所认识，而依据这些功能目标，考量公司特性及策略来设计部门组织。
    商品采购部门的功能概略如下：
    （一）协助贩售部门有关业务之处理。
    （二）商品销售情况之分析与检讨。
    （三）促销商品之安排。
    （四）日常采购业务，如询价、议价、订货等。
    （五）新厂商与新商品之开发与评估。
    （六）市场情报之搜集与反应，如商品资讯（价格、流行趋势等）、厂商情报等。
    二、采购组织
    依据上列之陈述，采购部门通常可划分为采购、市场调查及新商品开发等单位。
    （一）采购单位
    此单位为采购部门的核心，担负商品企划、采购等业务。采购单位又可依据各种标准细分组织，兹将较常见的标准简述于下：
    １．商品类别：依商品类别细分采购单位，如百货公司的商品采购部门可划分家用电器课、日常用品课、服饰课等。
    ２．商品采购地区：依商品来源地区为基础划分，因为国内、外采购的手续、厂商地址、条件均大不相同，因此分别设立部门，以利作业与管理。如设国内采购课、国外采购课，或可依不同洲及国别更细分之。
    上列标准亦可合并使用，如分设国外服饰、国内服饰课等，或可加入其他标准（如商品价值、采购功能等）更细分组织。然无论采用何种标准，均应以效率及效能为前提，依实际状况考量决定。
    　（二）市场调查单位
    负责企业内外部有关各种资料的搜集、分析、解读、建议等。为采购部门之智囊单位。
    （三）新商品开发单位
    负责新商品之开发、研究、导入等工作。上列叙述仅为通则，采购部门的组织还是必须依企业之业别、策略、规模等实际状况来设定，才能真正的切合需要，发挥功能。
    采购流程并非仅是单纯的询价、议价、订货等步骤，而是一个必须经历多种分析、考虑多种因素的精密过程。一个完整的采购流程依序应包含下列步骤。
    １．确认企业经营方针、策略，拟定采购政策。
    ２．了解、分析企业内外部环境因素，含商品动态（原料供应状况及产能、原料成本变化）、竞争者分析、消费者动向、公司内部销售资料分析、库存状况以及未来销售计划等。
    ３．拟定采购计划，依据上述两个步骤的结果拟定采购计划。计划要包括：采购条件（付款条件、最低送货量、配送方式、退货条件等）、进货厂商、进货时间、商品类别、商品金额、商品数量等。）
    ４．采购计划再检视及修正。
    ５．采购工作执行、控制。
    ６．采购工作执行结果检讨、分析与know-how累积。