拥有400年酿酒历史的泸州老窖，对信息化建设高度重视。2002年，酿酒公司的信息化建设又上新台阶。利用WEB业务系统，使各仓库具有完整的物流管理能力，总部足不出户就可以得到各个仓库的库存信息，加快了对市场的反映速度；利用WEB财务系统，实现对各地分子机构费用及预算的控制；利用U8完整标准的业务处理流程，对员工的业务处理要求严格，不需要超权利发挥职能。财务和业务系统的集成使用，实现物流、资金流和信息 流的统一。

　　证言：

　　软件的功能能否满足企业的要求是一方面，购买软件后的实施服务以及软件公司的长期发展潜力也是我们关注的重点。――泸州老窖 蒋蓉春

　　一、 企业概述

　　泸州老窖位于四川泸州国窖广场，拥有有400多年酿酒历史。公司以酒业生产为主，集生物科技、房地产、金融、宾馆服务等产业为一体，总资产20.4亿元，员工4000多人，其中各类专业技术人员占35%以上，生产建筑面积32万多平方米。公司拥有我国建造最早(始建于公元1573年)、连续使用时间最长、保护最完整的老窖池群，是国内酿酒行业第一家全国重点文物保护单位，被誉为“中国第一窖”，以其独一无二的社会、经济、历史、文化价值成为世界酿酒史上的奇迹。公司主导产品有国窖1573、百年泸州老窖及泸州老窖特曲等。经国家无形资产评估机构认定，泸州老窖品牌价值高达102亿元。业务范围遍及全国以及北美、欧洲、东南亚和东亚地区，是中国规模最大的名酒基地之一，中国浓香型白酒的发源地。公司产品品种多、业务范围大、发展非常迅速，资金流和物流日益增大。随着IT技术的飞速发展，企业面临的竟争环境发生了根本性变化，顾客需求瞬息万变，技术创新不断加速，竞争日趋激烈。在这种形势下，对企业的管理提出了更新更高的需求。

　　二、 白酒行业特点

　　白酒发酵生产工艺相当复杂，工艺模糊。企业的管理也相对模糊。企业的信息化不象其他生产性企业，生产的过程可以精确到具体的数据管理。由此，限制了企业在信息化方面，尤其是生产制造信息化方面的投入。而白酒的销售和对庞大的客户供应商的管理成为重中之众。因此，对于白酒行业，信息化的重点在供应链的购销存部分以及与财务的集成应用。

　　对白酒行业，受WTO的冲击不像汽车工业那么剧烈。但是，白酒行业半年是前卖方市场，现在已经转向买方市场。这时候增加市场营销，加强终端销售成为白酒行业的重要出路。尤其是在年底和节假日期间，是销售的高峰，通常又是先发货后结算，以便占领更多的市场份额，此时更需要及时了解区域市场和有充足的备货。正由于此，网络化的管理，获得实时的信息显得尤为重要。

　　三、 老窖集团面临的难题

　　随着老窖集团销售规模的迅速扩大，传统的管理手段已经不能完全满足企业发展的需要。首先暴露出来的是物流上的漏洞。按照规定，客户付款才能提货。到了节假日等热销期，客户经常派人携款提货，甚至有时出现仓库门口排长队提货的现象，但由于储运部难以获得各仓库的实际库存，于是往往出现客户拿着提货单去指定仓库提货时提不到货，而其他仓库却有较充裕的库存。

　　令管理层头疼的还有各地仓库的管理。集团公司下有许多分公司和仓库，有近有远，仓库储存量的设置没有统一的安排，因此影响公司整体库存管理水平，增加整体营销成本。能否随时了解存货在各仓库的收入、发出及分布情况并进行统计、汇总、分析？

　　财务处也遇到了难题。业务部门与财务部门不能很好沟通，造成结算拖延、库存与帐目不符等弊端，当先发货后结算时，如何判断客户的信用度以降低坏帐损失的风险?财务对各购销业务的发生情况也无法做到有效监控。另外，对各地办事处的财务失控。财务部负责按预算控制各地办事处的费用支出，但往往得不到各地当月的实际支出，由于没有可行的系统甚至办事处负责人也不能及时得到这些数据，因此，各地办事处费用超支成了常事。能否实现远程录入、查询、会计凭证、帐簿、报表等有关会计数据，实现远程操作？

　　以上种种问题造成销售成本不断上升。由于资金流、物流和信息流相脱节，更导致产品销售信息难以及时掌握、对市场相应速度落后，影响老窖集团的整体销售能力和客户服务水平。

　　四、 选择软件的背景

　　泸州老窖集团清楚的认识到，只有引进先进的管理理念和信息技术，及时准确掌握财务业务数据，才能有效控制和管理日益扩大销售网络。97年老窖集团开始对信息系统进行规划和调研。经过与几个国内外软件的对比，最终选择了用友软件。“软件的功能能否满足企业的要求是一方面，购买软件后的实施服务以及软件公司的长期发展潜力也是我们关注的重点。”老窖集团信息化负责人如是说。98年老窖集团销售公司率先使用用友ERP-U8财务及购销存系统，同时得到了用友集团的高度重视。经过3年多的运行，老窖集团已经体会到信息化建设带来的益处。随着老窖集团的规模扩大，管理要求逐步提高，集团下属的酿酒公司在财务系统已经成功运行的基础上，业务部分的信息化建设提上日程。尤其是酿酒公司下属的仓库分布在各地，仓库之间的距离较远，如何解决信息的一致性和实时性是首要关心的问题，用友ERP-U8的WEB财务和WEB业务解决方案再次成为吸引老窖集团继续使用用友软件的焦点。2001年底，用友ERP-U8的购销存系统在老窖集团酿酒公司开始实施了。

　　五、 解决方案

　　(一) 根据其组织机构设置和管理需要，公司决定采用如下站点分布方案

　　

　　(二) WEB应用方案

　　网络技术的发展使得总部与各地的下属单位数据及时传输成为可能。针对酿酒公司仓库分布较为广泛，仓库间距离较远，遍及各地的办事处通过传真的方式请求配货和发货等情况，同时有进行实时了解仓库信息、对异地办事处的管理和进行会计核算的需要，用友ERP-U8提供了WEB功能，解决酿酒公司面临的问题。用友U8 WEB财务、业务系统可充分满足数据共享、综合汇总、分析和远程应用的管理需求，适合于企业分散式应用、集中式管理的模式。通过浏览器，实现完全的远程操作，支持远程办公，扩展了财务和业务的网络应用，体现数据的及时输入、查询和处理。数据均可集中在集团总部，保证数据的安全和完整。

　　老窖集团现有较完备的计算机网络和设备：公司主要服务器为IBM NETFINTY 7000，服务器安装安装WIN NT，并安装IIS(INTERNET INFORMATION SERVER)操作系统WINDOWS2000 SERVER，数据库SQL2000。其他工作站均采用WINDOWS98系统，安装OFFICE2000等办公软件。客户端和服务器端均安装IE(INTERNET EXPLORER)6.0版本。远程数据的传输设置有点对点和互联网两种。直接远程拨号安全性较高，速度较快，但传输通讯费用比较高；利用互联网安全性较差，费用低廉，受线路和距离的影响较小。老窖集团在使用用友软件之前，已有非常成熟的网络建设基础，此次使用用友软件的WEB功能，可以充分利用其已有的网络环境。在保障数据安全性的前提下，老窖集团采用点对点的直接远程拨号方式。

　　1、 WEB业务应用方案

　　公司地理位置较分散，各生产基地和总部距离较远，其中占地500余亩的罗汉基地距集团总部约10公里，总部需即时了解生产和库存情况。

　　通过远程仓库启用用友ERP-U8的WEB业务系统，则可处理仓库与总部之间的调拨、采购入库、销售出库、盘点等业务，通过WEB业务系统实时掌握远程仓库的收发及结存情况。

　　2、 WEB财务应用方案

　　采用U8管理软件提供的多种辅助核算进行管理，并且客商往来在总账系统进行核算，则在分销处应用WEB系统，进行输入凭证—输入辅助信息—审核—查账的业务流程。

　　L 分支机构的日常办公支出可直接依据原始票据制作凭证，并予以审核。

　　L 总部财务主管对该凭证进行核对、记账。

　　L 分支机构通过WEB财务可实时查询总账、明细账等账表信息。

　　L 分支机构可以通过WEB财务系统查询某段期间的凭证及其辅助信息，并可查询包含未记账凭证在内的总账、余额表、明细账、资金日报表等账表信息。

　　(三) 建立虚拟仓库

　　对于酿酒公司、销售公司和红高粱公司共用一个酿酒公司的仓库，产品的入库和出库的业务分公司和分业务处理，同时，如何对各个公司的库存进行管理呢?通过建立虚拟仓库，此问题迎刃而解了。所谓虚拟仓库，就是给没有仓库的销售公司和红高粱公司通过库存管理系统各自建立帐套，日常通过三套帐同时管理，月底或定期进行对帐，以保持各个公司存货管理口径的一致。具体的出入库业务处理如下：

　　1、 产成品出入库管理

　　

　　具体流程描述：

　　生产车间将加工完成的产品送交质量管理中心进行质量检验；

　　检验完毕后将产品移送库房；

　　库房根据检验结果录入产品入库单；

　　财务部审核产成品入库单，月末核算产品成本，并对产品入库单记帐；

　　制单生成凭证并传递到总帐系统。

　　2、 销售业务处理

　　客户订货后，按时发货并开销售发票，并记应收帐结算

　　

　　具体流程描述：

　　1. 客户向业务部提出定货申请

　　2. 业务部初审并填制合同执行单

　　3. 储运部审核合同执行单是否符合发运及装箱条件

　　4. 销售财务部审查客户欠款情况，如超出信用范围，交业务部催款.

　　5. 如果在信用内，销售财务部将合同计划单交销售部输入销售定单，储运部参照定单填制销售发货单，确定发货仓库和运送地点，开发运单。

　　6. 仓库参照销售发票和销售订单填制销售出库单，开出门条，并做帐务处理。

　　7. 财务部参照销售发货单开销售发票。交应收会计作销售处理。

　　8. 月底，其他公司财务与销售公司财务对帐后对销售公司开销售发票

　　9. 其他公司财务月底汇总销售数量后在系统中输出入库单。

　　在业务处理流程中，实现了物流与资金流的统一，实现各个部门业务的协同运作，实现数据的一次录入，全程共享。

　　业务处理的补充说明：

　　1、 一般业务销售流程处理方法，与现老窖股份公司业务流程大体相同。

　　2、 现销售公司业务流程和酿酒公司业务处理过程基本统一，两个独立核算公司共用一个库房，由酿酒公司管理。酿酒公司产成品直接入库到产成品库房，而库房却根据销售公司财务部开的发票和储运部开的运单办理出库。销售公司储运部的运单须写明出库的品种和出库的库房。酿酒公司月底对帐后开发票予销售公司，同时销售公司财务汇总输入入库单。这样，实现销售出库过程和两个公司间的结算。

　　3、 现红高梁公司的产品直接卖给销售公司，产品存放在酿酒公司库房，由销售公司负责产品的销售和开票业务，产品的出入库在酿酒公司库房办理。月底，销售公司和红高梁公司均会有库存产品或代管产品。

　　4、 现销售公司实际未有库房，所有产品由酿酒公司库房出入库。酿酒公司库管员须建立三套产成品帐。分别核算销售公司.酿酒公司和红高粱公司产品的出入库。

　　六、 老窖的获益

　　项目实施的效果十分明显。通过用友ERP-U8财务业务一体化系统的实施应用，重新设计物流系统，库存成本大大降低;利用WEB业务系统，使各仓库具有完整的物流管理能力，总部足不出户就可以得到各个仓库的库存信息，加快了对市场的反映速度；利用WEB财务系统，实现对各地分子机构费用及预算的控制；利用U8完整标准的业务处理流程，对员工的业务处理要求严格，不需要超权利发挥职能。财务和业务系统的集成使用，财务的优势已经体现出来，销售制单、产品出入库，数据一次录入全程共享，实现物流、资金流和信息流的统一。

　　以下对比数据来说明老窖集团使用用友软件获得的看得见的利益：

　　原来销量为15万吨时，库存为0.5-1万吨，库存周转率为15次；现在销售量增长到30万吨时，库存为0.8-1.2吨，库存周转率提高到25次!库存周转率大幅提高，仅仅节省的库存管理费用就可以在几个月内收回系统投资。

　　上系统之前，业务员销售后压发票2个月才交财务，财务不能及时对业务员评价；现在每周都可以打印销售和应收款明细，半个月进行一次对帐，及时收回货款，有效的降低了坏帐的风险，对员工的考核透明化，而且有据可寻。

　　资金占用量由8000-9000万减少到7500万左右，资金占用率下降10个百分点，可以相应的减少银行贷款同时加大相关生产和营销投入。

　　如果仍然使用人工处理数据，再增加20个管理人员也无法完成，更谈不上数据的分析，也无法达到管理要求。通过U8系统上线，数据提供方便快捷;基础数据非常完整，便于进一步分析，对管理带来很大的方便性。老窖集团的管理层对软件的信心很足。