为了更好地服务展商与观众，本届海事会展组委会自 7 月起就开始筹备工作。截至 11 月 13 日，组委会共寄发参观邀请函 7 万张，超过上届海事会展数量。根据观众预登记情况，截至目前，组委会已为国内观众预制预发胸卡 9800 张，为国外观众预制预发 2800 张，共计 12600 张，比 2007 年海事会展同期预登记发卡数增加了约 3000 张。据了解，此次的胸卡都印有条形码，这不仅有利于对参观者的规范化管理，也使人数统计更为准确。
另外，为各馆及论坛服务的志愿者队伍也将成为本届海事会展的一道亮丽风景。本届海事会展组委会相关负责人告诉记者，今年会展志愿者的报名人数多，众多海事专业的大学生都渴望借助中国国际海事会展的平台来参加社会实践，提高自身能力。据了解，本届会展将有来自上海交通大学、上海海事大学的 60 余位志愿者承担翻译、会务接待、引导员等服务与后勤保障工作。