□通讯员杜林青
    在中国企业走向集团化整合发展过程中，常出现一些大企业病，如采购等管控环节的不力，造成财力和物力等方面浪费。由于市场环境、企业体制等方面的差异，中国的集团企业不可能完全照搬国际企业模式，如何探索符合自身的采购及供应链综合管控体系？冀中能源峰峰集团物资供销分公司在长期实践中，探索出了一套富有特色的采购及物流管控模式，值得行业去借鉴。
    11月30日早晨，40吨直达到货的高强板，迎着冬日黎明的曙光，顺利抵达峰峰集团天择公司。至此，这批做支架用的8000吨高强板钢材已全部按合同到货。
    在10月份的成本分析会上，负责采购这批钢材的冀中能源峰峰集团物资供销分公司 （下称 “物供公司”）采购部部长李占良说：“这批做支架用的高强板，是由战略合作伙伴厂商直接供货，享受到了最大的优惠。如果从市场上采购这批同等质量的钢材，每吨最少要高出800元，共减少采购成本640多万。”
    这样的事例在该公司经常发生。据不完全测算，近一年来，该公司共减少采购成本支出高达6000多万元，为冀中能源峰峰集团 （下称 “集团公司”）有效控制吨煤材料成本把住了采购大关。数据显示，2011年1~10月，集团公司原煤材料实际消耗，剔除涨价、进尺等因素，与去年同期相比，减少386万元。这不能不说在金融危机导致的全球通涨、物供高启的2011年，是一个了不起的贡献。
从计划管理角度降低采购成本
    在传统管理中，降低采购成本主要通过扩大采购规模，形成批量采购来实现。2011年，物供公司把控制材料消耗，降低采购成本，作为成本管控的主攻目标。在集团生产搬家倒面频繁、开掘进尺增加的前提下，对物流成本进行了全过程分析，成本管控进行分段管理，从物资采购计划源头开始，启动成本控制阀门。
    “三勤”，确保计划的准确性。在编制物资采购计划时，业务人员必须做到“腿勤、嘴勤、脑勤”。腿勤，就是常往生产单位跑，了解生产进度及物资使用的情况；嘴勤，就是经常与生产单位的物管部门、领料员、使用人员进行沟通，了解物资的消耗规律；脑勤，就是将上述了解的情况加以分析，作出正确的判断，从而保证了计划的及时性和准确性，有效避免了材料费可支出金额与物资需用计划金额差距较大的现象。
    通过“三勤”，2011年，该公司17个驻矿厂供应部走访生产单位160多次，进行业务沟通上千人次，为生产单位解决问题上百件，高效保证了物资供给。驻羊东矿供应部部长焦建国，每天要抽时间到生产单位走走。在一次去井口时，看到生产单位往井下回钢轨、钢管时，由于井口的直径只有5米多，回超过6米的管材时非常不方便。他看到，生产单位采取两个方法：一是将罐笼打开，把管材竖着绑在罐笼上往下回，这样势必加大了安全隐患；二是把管材截成5米和1米的两节往下回，到了井下使用时再焊接起来，费工费料。焦建国在充分了解了情况后，主动与生产厂商协商沟通，在不增加费用的前提下，将钢轨、钢管等管材做成5米长的，一举解决了上述问题，受到了生产单位的交口称赞。一年来，约为生产单位节约工时200多个，节约费用7万多元。
    为提高计划的准确率，该公司每月初对各生产矿上报来的计划进行汇总、平衡利库，同时，对各生产单位上报的计划准确率进行考核、定期通报。明文要求，计划之外的临时计划不能超过月度计划总金额的20%。重点工程材料和大宗材料，均纳入重点工程、大宗材料计划管理范畴，直接从生产厂家订货采购。特别是钢材、钢丝绳、电缆、输送带、水泥等，必须直接从生产厂家采购，一律不得通过中间商，想方设法减少中间环节，最大程度地节约了采购成本。
    月度成本分析，为科学决策提供依据。物供公司建立起了物流成本计划体系，每月召开成本分析会议，对集团公司各生产矿井所用材料进行定性分析，获取了大量的物流成本数据，为采购计划的制定提供了可靠依据。实施“双把关”，严格控制非生产性支出和不应由材料费负担的支出。第一关由基层供应部作为计划审核的一审部门，逐笔审核上报来的材料计划，摸清每一种物资的来龙去脉，担负起应有的责任；第二关由分公司计划部作为计划审核的二审部门，一审过的计划不能照单全收，还要进一步鉴别计划的准确性和合理性。同时，根据历年物资消耗规律和基层的生产实际作进一步调整，不断寻求“省钱的规律”。
    一是对消耗有规律、金额较大，且价格受市场因素影响相对较小的物资，编制成年度招标计划，从而增加采购批量，掌控决定价格的话语权。
    二是对价格受市场影响较大的物资，不作大计划，计划数量以不超过当月用量为宜，一批一比价，并要求锁定价格，在当天通知中标单位，确保价格维持在同期较低的水平。一旦发现供应厂商投机报价或恶意竞标，坚决予以废标。
    三是对集团内部非煤产品物资采购，适当引入外部厂商参与招标，坚持保护市场、不保护落后的原则，力求采购价格与市场接轨。
    四是在编制采购计划时综合考评物资的性价比，把性价比较高的物资引入生产领域，从而创造更高的价值，达到节约采购资金，降低成本的目的。
    五是扩大代储代销物资品种范围，尽可能地减少储备物资品种。2011年，新增代储代销物资上千种，有效降低了储备资金。
通过招标采购降低材料成本
    在当前供给大于需求的市场经济条件下，竞争性招标采购，是攻破价格壁垒的有力武器。物供公司充分利用招标采购形式，今年初，又进一步完善了《招标比价采购管理办法》，公开发布各类采购信息，以“公开、公平、公正”为有效竞争原则，货比三家，同等质量比价格、同等价格比优惠、同等优惠比服务，不断提高采购效率、实现控制采购成本的目的。同时，物供公司规定，所有招标比价采购物资均应严格执行相关规定。对违反规定者，视情节对责任人给予批评教育、行政记过等处分，情节严重者，调离工作岗位。1~11月，集团公司设备招标率达到了100%，材料招标采购率平均达到81.61%，通过招标降低采购成本的物资占到了80%。
    实行物资分类管理，合理确定采购批量。在实践中，物供公司将全部物资进行分类，严格控制定点采购，严格比价招标。在原有物资招标采购管理办法的基础上，出台了相关业务管理补充规定，完善了计划编制、非煤定点厂采购计划、采购方式确定、供货厂商推荐、计划审批程序5大项内容计15条。细化了公开招标采购、邀请招标采购、比价采购、定点压价采购的物资范围和依据。要求纳入年度采购计划的物资，根据市场供求状况和价格波动情况，合理确定物资的采购批量和采购批次。对受市场影响不大、价格比较稳定的物资进行集中采购，形成批量优势；对受市场影响较大、价格波动较大、且变化频繁的物资，根据情况增加订货批次，争取买到同时期的最低点。
    在招标采购之前，业务人员要熟悉它的价格组成，了解供应商所生产成品的原料源头价格，做到知己知彼，对所采购的物资进行准确地核价。他们针对每一类物资分别制定出完善的性能要求，分为高、中、低三档。供应商报价可根据性能要求选择自己适合的一个或多个档位。评标时根据使用单位的要求选择起点档位，这样最大程度地降低了生产成本。今年，通过招标采购节资上百万的物资高达20多单，为有效降低集团公司材料成本奠定了坚实基础。
    针对核心设备的核心配件，物供公司优先选购与主机配套厂家的产品，将主机厂采购的配件价格作为采购价格的依据，降低了比价的盲目性。严格把握消耗、使用寿命、易损等关键环节的规律，提前作好应变准备。确标物资受市场价格明显影响时，及时与供应商沟通重新订价。如今年的钢材价格波动较大，公司及时与合作伙伴磋商进行价格调整，节约了大量的资金。
    科学管理供应商，不断优化供应链。实践证明，供应商好的质量、价格、服务、技术力量、应变能力等资质，是对企业生产建设最有力的支持。同时，也是实现互惠共赢的基本保证，既节约了生产成本，管理起来又很省心。
    在供应商管理方面，物供公司制定了严格的供应商准入制度，定期开展供应商评价工作，不断优化供应链。为从开始就淘汰和筛选出不合格的供应商，公司将供应商资质、资金实力、技术条件、资信状况、生产能力等情况作为供货能力的基础和将来履行供货合同的前提保证，逐年进行调整筛选。符合条件的列入《峰峰集团供应厂商库》，每半年根据合同履约率、价格水平、代储能力程度、快供能力、付款条件优惠、ISO质量认证、同类产品比较、服务及时到位、使用单位满意度、消涨能力、延误次数等实际情况对供应商进行综合打分。根据分数将供应商分为A、B、C三档。列入C档的供应商将面临“出局”风险，建立起了科学规范的供货渠道，避免了无序采购和虚假投标。
    今年，物供公司市场部牵头组成考察组，历时两个月，行程几十万公里，实地走访调查了100多家新老客户，对上下游生产厂商的企业发展、现状、资金、资质、产品、实力、信誉等信息进行了实地调查，及时更新了数据库。结合网络查询、供应商反馈等，及时了解生产厂商的经营发展形势，有效避免了信息失真、失控产生的经营风险。
    对确标物资构筑供应商管理和合同管理统一体。确标后，每笔物资逐一建立管理台账、逐一签订采购合同，逐级审签、层层把关，使供应商管理与合同管理有机结合。业务人员严格监督合同履行情况，定期审查物资原始材料收发账目和到货验收记录等。如果出现报价明显高于市场价格的，采购部依据市场价格确定拦标价，超过拦标价的视为废标，取消本次供货资格；低于拦标价的为有效标，在保证质量的前提下低价中标、分量优先。
    为杜绝供应商采取不正当手段中标，物供公司有3个不成文的“废标”规定：一是严重低于市场价格的标书必废；二是信誉度达不到规定要求的供应商投来的标书必废；三是“玩弄”价格手段的标书必废。例如，对于一些“打包”招标采购的零星物资，供应商会把常用的笤帚、镐把一类的材料调高单价，把用量小的、不常用的眼镜等材料单价降到很低的水平。看似报价很低，一旦中标，总的材料成本将必然增加，通过招标降低成本就成为一句空话。据公司管理部负责人介绍，为了中标，商家有很多种手段，不外乎以上几种。有的一副市场几十元的眼镜标价仅一元，一看就是耍价格手段，平均每个月要产生十多单废标。
从验收、配送方面降低成本费用
    在完成物资计划、招标、采购后，物资验收就成为把好物资质量关口的关键。为了保证物资质量，防止伪劣物资流入集团公司生产领域，物供公司严把到货验收、配送关口，形成环环相扣、齐抓共管的管理格局。今年前11个月，总仓库验收物资21235笔，退回不合格物资16笔，入库合格率达到了100%。
    一是严把制度关。物供公司健全了《物资验收管理办法》、《代储代销物资管理办法》、《物资验收人员岗位责任制》等多项规章制度。内容包涵了加强物资验收、物资入库摆放、物资保养、验收人员业务学习、培训等20多个方面200多条规章制度，形成了“疏而不漏”的长效管理制度。同时，每月进行物资质量专项检查，对在库物资由保管人员先进行自检，职能部门进行复检。针对检查发现的问题，究其原因，明确责任，限期整改。对质量不符合标准、储备量过高的物资严查到底，进一步规范物资验收、保管、发放程序，有效地遏制了物资质量问题的发生。
    二是严把入库关。物供公司严格规定，专职或兼职物资验收员，必须使用相应的物资验收器具进行验收。在每个仓库设有专门的验收区和不合格物资摆放区，根据物资的属性和类别，分区摆放，划有明显的标志和区域线。对有特殊要求的，要采取特殊方法进行验收入库。如支护用的塑料网必须批批抽检，每张网至少要抽三根进行阻燃性测试；油脂类的抽查比例为桶数的5%~10%。同时，配合颜色是否正常、有无析油状况、有无油皂分离等外观检查，决不让一件质次量少产品进入仓库。
    三是严把记录关。物资到货后，验收人员详细登记到货日期、物资名称、规格型号、数量、发货单位、车号、运单号及物资本身和包装的外观破损情况等，妥善保管随机图纸、资料、资质证件和
    配套器件。认真核对到货、配送、
    直达物资与合同规定、直达验收、
    配送移拨单填写的品名、规格型号、
    数量、质量及供货厂家是否一致，
    资质资证、产品合格证是否齐备
    有效，使入库验收更加精准。
    四是把好拒收关。验收人员
    在验收过程中，发现物资的数量、
    质量、技术要求、产品标识和
    资质资证，不符合要求的物资，
    坚决拒收，不得入库。及时填写
    “物资验收记录”，注明拒收原因，
    由单位负责人审核无误签字后，
    妥善保管、单独存放、不准动用，
    提交有关业务部门与供货厂家联
    系，等待供货厂家处理。
    五是联合验收关。针对大型设备、直达到货物资，物供公司借助专家优势，实行联合验收制度。设备部负责牵头，组织集团公司相关专业的专家或技术人员，成立联合验收组，按照合同规定的要约和技术要求，到生产厂家进行实地验收，出具验收报告。凡参加验收人员，必须同时在验收单上签字，所有验收检验和质量报告存档备查。
    同时，各驻矿供应部为进一步搞好验收工作，主动结合矿方和基层使用单位，成立了联合验收小组，对到矿物资进行联合验收，不仅减少了供需矛盾，而且充分发挥了使用单位的技术力量，使生产单位使用材料时更加放心。1~11月，驻万年矿、新三矿、九龙矿等17个供应部，通过联合验收发现不合格物资100多次，调换、拒收物资90多次，折合资金200多万元。
    优化配送路线。煤矿生产常用材料消耗有一定的规律性，物供公司的配送中心——储运部，参照常用物资消耗规律进行有效配送，根据矿厂的生产需求结构和有效辐射半径，科学规划配送线路，统一制定配送计划。确立了北线、东线、南经、西北等5条区域优化运输线路。一次配送，能满足3~4个生产单位的物资需求，节约了大量的人力、物力和时间，实现了零星配送业务的合理整合。同时，充分利用现代物流网络信息技术，运用计算机、图论、运筹、统计、GPS定位等方面的技术，在配送中实现了重物满载、大物满车，安全高效，配送效率由原来的40%，提高到了85%以上，安全配送率达到了100%。
    创新配送方式。作为集团公司的物资供应单位，物供公司每天发往各矿厂的配送物资至少有10多个车次。如果按照以往的工作程序，负责配送的储运部每天早晨拿计划打料单，然后再分发到各库准备物资，这样就造成配送车等着装车的局面。为打破这种局面，提高配送效率和服务水平，储运部多次对物资配送流程进行整合和优化，提炼总结出了物资配送“三前管理法”：
    一是提前确认配送料单。配送中心在头天下午统一打好配送料单后，分发给保管员、配送员确认销号。这使之前在第二天做的工作提前到了头天下午，为备料腾出了大量的时间。
    二是提前确认配送车辆。汽车队在下班前就安排好第二天的配送车辆，第二天上班后，再进行“出车三检”等安全确认，有效保证了出车时间。在过去，一辆配送车往生产单位送货，一天一趟，实行“三提前”后，一辆配送车一天能送上两趟，效率增加了一倍。
    三是提前备料。保管员拿到计划后，根据配送物资的品种、数量、规格，分类准备好配送的物资，确保车到即装。同时，储运部还成立了考核小组每天考核配货车辆是否满载，配送物资是否按计划、路线及时送达各供应部，配送单据能否及时销号，确保配载率控制在85%以上，同时，燃油消耗也节省了12%。