□雅凝
    物资采购管理是企业降低成本，增强市场竞争力、提高利润水平的有效手段，是企业经营管理过程中的一个至关重要的环节。为了应对竞争，企业近年来在采购管理方面广泛进行流程的优化和再造，期望能够通过优化采购管理流程，在竞争中占据有利的位置。
    东华厚盾在华北电力设计院多年的采购管理实践经验的支持下，在对客户现有采购流程及相关业务进行充分调研和分析的基础上，结合当今最先进的采购管理思想及软件设计思想，在厚盾成熟的全面预算管理软件平台下开发了一个全新的物资采购信息系统。
    该系统利用信息和网络技术手段,帮助企业动态掌握和控制物资采购的全过程，实现了采购过程的商流、物流、信息流的结合，为企业打造了一个具有完善的流程控制、客观的供应商评价、详尽的物资管理功能的平台。并通过这样一个平台，为企业提供了便捷、高效的集中采购采购管理模式，避免了物资需求单位各自为政、多头对外的封闭状态，减少了重复采购现象，实现了零库存，从而有效地整合了企业的资源，成就了企业整个采购产业链的高效流畅运转，提高了企业的核心竞争力；同时，为供应商也提供了一个进行商品展示、订单管理、发货管理的平台，帮助企业和供应商双方都降低了管理成本，促进了采供双方的良性合作，创造了一个共享、共赢的市场环境。
    该系统的主要用户为（物资采购）归口管理经办人、负责人，部门采购管理员、部门负责人，预算（费用）部门负责人，财务（稽核、负责人、出纳），供应商以及系统管理员。
    该系统的主要流程实现包括：
    首先，系统初始化阶段。企业物资采购归口管理部门的系统管理员在系统中设置商品分类、供应商分类，并添加经审查通过后的供应商信息、为供应商设置可以上架的商品分类并开通供应商账号。此后供应商可以通过专门的URL登录系统，上载商品信息，经管理员审批后显示为上架状态。
    其次，在线采购及审批。部门采购员登录系统浏览或检索商品，将选中的商品放入购物车，生成订单并提交申请，经部门负责人审批后，提交至预算（费用）部门负责人。预算（费用）部门负责人可通过待办事项收到待审批的订单申请，并在系统中进行审批（审批过程中可查看需求部门负责人审核意见、可查看可用预算及预算执行明细情况，可修改采购数量等），审批完毕后系统根据订单明细中每项商品对应的供应商自动分拆为各供应商的采购单，分发给各个供应商。
    第三，商品发运及验收。各供应商登录系统，可通过待办或待处理采购单列表，查看到分发给自己的采购单，并可根据明细分批次打印送货单，打印时，可选择本次送货的商品及本次送货数量。
    部门采购员收到供应商提供的商品，进行验收后，分别在纸质及系统中的送货单上进行收货确认。
    第四，商品结算。供应商定期将已确认收货的发货单生成结算申请单，提交企业物资采购归口管理部门进行审批，审批通过后，可生成结算支付单并提交到财务部门。财务部门稽核及负责人审核通过后，系统自动生成预算管理系统中的待支付记录，出纳员核对原始发票、纸质结算单等是否真实完整，是否与待支付记录一致，对供应商进行支付。
    第五，供应商评价。各部门在商品使用过程中可以在系统里对供应商的商品质量、送货的及时度等进行评价反馈，为企业物资采购管理部门对供应商做出合理评级、优胜劣汰提供可靠依据。
    最后，与全面预算接口。全面预算管理涉及企业的一切经营活动，物资采购也不例外。在物资采购管理的订单管理、采购借款管理、结算管理等多个环节都与全面预算管理有接口：在需求单位进行采购订单申请审批环节，需求单位需要明确所使用预算（费用）的责任单位及具体预算项目，审核审批环节根据该预算项目的预算情况（生效情况、已执行情况、在途情况、可用情况）以及执行明细等各种信息进行审批决策；在借款及结算环节，审核审批的各个环节（包括需求单位负责人、归口单位负责人、主管领导、财务等）都可以通过确认采购物资的收货情况、质量验收情况、借款情况、预算实际使用等各种情况为审批决策提供客观、真实、准确、全面的科学依据。